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Pasos para una Retroalimentación Efectiva

  • Elaborado por Carlos Bravo, Director General E Learning Solutions con asistencia de inteligencia artificial.

La retroalimentación efectiva es una herramienta poderosa para el desarrollo de los colaboradores y el éxito organizacional. A continuación, se describen los pasos esenciales para que los líderes proporcionen retroalimentación constructiva y creen planes de desarrollo efectivos.

1. Preparación de la Retroalimentación

  1. Antes de la reunión, analiza el reportes individual de competencias y de cumplimiento de objetivos, ósea conocer datos específicos sobre el desempeño del colaborador y comentarios de colaboradores, colegas y clientes internos o externos. La retroalimentación basada en hechos es más objetiva y útil.
  2. Escoge un lugar tranquilo y privado para la conversación. Un ambiente cómodo de tu a tu y sin interrupciones facilita la comunicación abierta y honesta.

2. Escribe el acta de la retroalimentación

  1. Tomar notas durante la reunión te permite ser mas objetivo, además de documentar con precisión los puntos discutidos, incluidas las fortalezas, áreas de mejora y los acuerdos alcanzados. Esto ayuda a evitar malentendidos y asegura que ambas partes tengan una referencia clara de lo discutido.
  2. Las notas actúan como un acta que puede ser consultada en futuras reuniones. Esto es útil para evaluar el progreso y hacer un seguimiento efectivo de los compromisos asumidos.

3. Comunicación Clara y Constructiva

  1. Comienza con comentarios positivos para reconocer los logros del colaborador, luego aborda las áreas de mejora, establece compromisos de desarrollo y finaliza con una nota positiva. Esto mantiene la moral alta y la motivación.
  2. En todo momento se impecable con las palabras que utilizas y siempre habla con respeto y de forma positiva y constructiva utilizando un tono amigable y calmado.  
  3. Intenta entender la perspectiva del colaborador y reconoce sus sentimientos y desafíos. Esto puede crear un ambiente de confianza y apertura.
  4. Pregunta cómo puedes ayudar al colaborador a superar obstáculos y mejorar su desempeño. El apoyo y la colaboración son clave para el crecimiento.
  5. Al final de la conversación, resume los puntos discutidos y los acuerdos alcanzados. Esto asegura que ambos estén en la misma página. Un cierre positivo fortalece la relación y la motivación.
  6. Expresa tu agradecimiento por el tiempo y el esfuerzo del colaborador.

4. Fomento del Diálogo Abierto

  1. Permite que el colaborador exprese sus opiniones y perspectivas. La escucha activa demuestra respeto y consideración, y puede proporcionar información valiosa sobre obstáculos que enfrenta.
  2. Utiliza preguntas abiertas para fomentar la discusión y la reflexión. Preguntas como “¿Cómo te sientes respecto a tu desempeño en este proyecto?” ayudan a abrir el diálogo.

5. Creación de Planes de Desarrollo

  1. En equipo, identifiquen las áreas donde el colaborador necesita mejorar y sus fortalezas que pueden ser potenciadas. Utiliza ejemplos específicos de la retroalimentación para ilustrar estos puntos.
  2. Define objetivos específicos de desarrollo, medibles, alcanzables, relevantes y con un plazo determinado (SMART). Esto proporciona claridad y un camino concreto hacia la mejora.
    • Ejemplo:
      • Específico: “Mejorar las habilidades de presentación en reuniones de equipo.”
      • Medible: “Recibir feedback positivo de al menos tres miembros del equipo en los próximos tres meses.”
      • Alcanzable: “Asistir a un taller de presentaciones efectivas el próximo mes.”
      • Relevante: “Es importante porque te permite mejorar la comunicación y la motivación del equipo.”
      • Plazo: “Lograrlo en los próximos cuatro meses.”
  3. Recursos y Apoyo: Ofrece los recursos necesarios para alcanzar los objetivos de desarrollo, como capacitación, mentoring o actividades específicas en el cargo. Asegura que el colaborador sepa que tiene tu apoyo.

6. Seguimiento y Evaluación

  1. Reuniones de Seguimiento: Programa reuniones periódicas de seguimiento para revisar el progreso del colaborador hacia los objetivos establecidos. Esto permite ajustar el plan según sea necesario y mantener el impulso.
  2. Reconocimiento y Ajustes: Reconoce los logros y ajusta los objetivos si es necesario. La flexibilidad y el reconocimiento constante son clave para mantener la motivación y el compromiso del colaborador.

En E Learning Solutions entendemos la importancia de la retroalimentación cuando se realizan procesos de evaluación de competencias y de objetivos.  Nuestra solución de talento humano eCert permite hacer las evaluaciones y aplicar fácilmente estas recomendaciones.

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